Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce údajů

Správcem osobních údajů je Ministerstvo zahraničních věcí České republiky, Loretánské náměstí 101/5, 118 00 Praha 1. Údaje zpracovává v systému MZV Connect, ve kterém zastupitelské úřady ČR vedou evidenci svých kontaktů a jednání.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Mgr. Alice Marie Svobodová, Ministerstvo zahraničních věcí, Loretánské náměstí 5, 118 00 Praha 1 – Hradčany, telefon: +420 22418 2335, e-mail: poverenec@mzv.gov.cz

2. Účel zpracování

Údaje zpracováváme, abychom mohli vykonávat diplomatickou, konzulární a ekonomicko-diplomatickou činnost — tedy vést evidenci osob a organizací, se kterými zastupitelské úřady ČR jednají, a záznamy o těchto jednáních. Údaje nepoužíváme k marketingu ani je nikomu neprodáváme.

3. Právní základ

Zpracování probíhá na základě výkonu úkolu ve veřejném zájmu a výkonu veřejné moci podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR. Tímto úkolem je výkon zahraniční politiky České republiky, který ministerstvu ukládá zákon. Ve výjimečných případech mimo přímý výkon této agendy může být právním základem oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

4. Jaké údaje zpracováváme

Rozsah se liší podle toho, jak intenzivní je naše spolupráce. Zpravidla jde o:

• identifikační údaje — jméno a příjmení, případně jméno v místním přepisu, titul a oslovení;
• kontaktní údaje — e-mail, telefonní číslo, adresa, webové stránky a profily na sociálních sítích;
• profesní údaje — pracovní pozice a organizace, ve které působíte;
• podobizna — fotografie, případně sken vizitky, kterou jste nám předal(a);
• záznamy o jednáních — datum, typ a obsah setkání, účast na akcích pořádaných zastupitelským úřadem;
• poznámky pracovníků úřadu vztahující se ke spolupráci s vámi.

Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR (například údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání či politických názorech) v systému cíleně neevidujeme.

5. Odkud údaje máme

• od vás samotných — z vizitky, z korespondence nebo z osobního jednání;
• z veřejně dostupných zdrojů — webových stránek organizací, veřejných rejstříků, diplomatických seznamů;
• z doporučení třetí osoby, která nás na vás jako na relevantní kontakt odkázala;
• z dřívějších evidencí zastupitelského úřadu, které byly do systému převedeny.

6. Komu údaje zpřístupňujeme

K údajům mají přístup pouze pracovníci Ministerstva zahraničních věcí a zastupitelských úřadů ČR, kteří je potřebují ke své práci. Přístup je omezen i technicky — pracovník zpravidla vidí jen kontakty svého úřadu. Údaje nepředáváme žádné třetí straně.

Data jsou uložena na serverech ministerstva na území České republiky. Pracovníci zastupitelských úřadů v zahraničí k nim přistupují vzdáleně; údaje se tedy nepředávají žádnému příjemci ve třetí zemi.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Kontaktní údaje uchováváme po dobu 8 let od poslední interakce s vámi. Po uplynutí této doby záznam přezkoumáme a údaje, které již nejsou potřebné, vymažeme. Záznamy o proběhlých jednáních zůstávají jako doklad o činnosti úřadu i poté, co jsou vaše identifikační údaje vymazány.

8. Vaše práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte tato práva:

• Právo na přístup — můžete se zeptat, jaké údaje o vás vedeme, a získat jejich kopii (čl. 15).
• Právo na opravu — pokud jsou údaje nepřesné nebo neúplné, opravíme je (čl. 16).
• Právo na výmaz — můžete žádat o vymazání svých údajů (čl. 17). Protože zpracování slouží výkonu veřejné moci, nemusí být výmaz vždy možný v plném rozsahu — záznamy o proběhlých jednáních jsme povinni uchovat.
• Právo na omezení zpracování — můžete žádat, abychom s údaji dočasně přestali pracovat (čl. 18).
• Právo na přenositelnost — můžete své údaje získat ve strojově čitelném formátu (čl. 20).
• Právo vznést námitku — můžete vznést námitku proti zpracování z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace (čl. 21).

9. Jak práva uplatnit

Obraťte se na pověřence pro ochranu osobních údajů (kontakt v bodě 1) nebo na zastupitelský úřad, se kterým jste v kontaktu. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení. U složitých žádostí lze lhůtu prodloužit — o prodloužení i o jeho důvodech vás vyrozumíme.

10. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud máte za to, že s vašimi údaji nenakládáme správně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Úřad pro ochranu osobních údajů, pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, telefon: +420 234 665 111

11. Zabezpečení

Údaje chráníme technickými i organizačními opatřeními:

• přístup má jen pověřený pracovník, a to v rozsahu, který potřebuje ke své práci;
• přihlášení správců je chráněno dvoufaktorovým ověřením;
• komunikace se systémem i zálohy dat jsou šifrované;
• každý přístup k údajům a každá jejich změna se zaznamenává;
• data jsou pravidelně zálohována a chráněna proti ztrátě.

12. Automatizované rozhodování

Na základě vašich údajů neprobíhá žádné automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

13. Změny těchto zásad

Zásady můžeme aktualizovat, například pokud se změní rozsah zpracování. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce a datum poslední revize je uvedeno v jejím záhlaví.